Siguranţa proprietarilor pentru o gestiune legală, corectă şi curată a banilor o dă existenţa unor documente financiar-contabile obligatorii. Din acestea oricine poate afla care e situaţia financiară a asociaţiei. Specialistul Click!, Radu Opaina, ne spune care este rostul celor zece documente ale asociaţiei.
Cine cunoaşte aceste acte poate lua măsuri din timp pentru evitarea situaţiilor critice care bat la uşa multor blocuri cum ar fi sistarea apei calde şi a căldurii în primă fază. Iată care sunt documentele care nu trebuie să lipsească de la bloc:
1. Registrul de casă
Se utilizează pentru înregistrarea operaţiunilor de încasări şi plăţi în numerar pe care le face administratorul. Astfel nu se pot “pierde pe drum” bani din asociaţie.
2. Registrul jurnal
Serveşte la înregistrarea operativă a tuturor operaţiunilor desfăşurate, pe baza documentelor justificative.
3. Registrul inventar
Foloseşte la înregistrarea tuturor elementelor de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, inventariate potrivit normelor legale.
4. Registrul pentru evidenţa fondului de reparaţii
Serveşte ca document pentru evidenţa sumelor necesare pentru lucrări programate asupra instalaţiilor comune, terasei, faţadei, subsolului etc. Conform legii, fondul de reparaţii este obligatoriu.
5. Registrul pentru evidenţa fondului de rulment
Serveşte ca document pentru evidenţa fondului de rulment al asociaţiei de proprietari constituit din contribuţiile proprietarilor conform criteriilor şi condiţiilor stabilite de asociaţia de proprietari. Fondul de rulment nu este obligatoriu pentru că el este folosit pentru susţinerea restanţierilor, utilizarea ca depozit bancar, însuşirea acestuia de către administrator etc. O asociaţie de proprietari administrată profesional poate funcţiona foarte bine şi fără fond de rulment.
6. Registrul pentru evidenţa fondului de penalizări
Se întocmeşte pentru evidenţa fondului de penalizări al asociaţiei de proprietari constituit din penalizările aplicate proprietarilor restanţieri conform sistemului propriu al asociaţiei de proprietari. Sumele din acest fond se utilizează pentru plata penalizărilor de la furnizori, iar restul pentru lucrări şi cheltuieli administrative.
7. Registrul pentru evidenţa sumelor speciale
Serveşte ca document pentru evidenţa sumelor speciale ale asociaţiei de proprietari constituite din sumele rezultate din activităţi economice (închirieri spaţii comune, amplasare de reclame publicitare pe faţadă, montaj antene pe terasă, utilizarea spaţiilor comune de către furnizorii de servicii TV, internet etc.).
8. Lista de plată
Serveşte pentru determinarea cheltuielilor comune din fiecare lună şi repartizarea lor pe proprietarii din asociaţie în vederea încasării şi reîntregirii fondurilor asociaţiei de proprietari.
9. Chitanţe personalizate
Cuprind în mod obligatoriu denumirea asociaţiei, adresa şi codul de înregistrare fiscală, o serie şi un număr care identifică chitanţa în mod unic, data emiterii chitanţei.
10. Situaţia de activ şi pasiv
Reprezintă, în orice moment, oglinda activităţilor din asociaţie.
Statele de plată, valabile 50 de ani
- Arhivarea documentelor financiar-contabile se face timp de 10 ani, cu excepţia statelor de plată a salariilor care se arhivează timp de 50 de ani.
- Nerespectarea acestor condiţii atrage amenzi usturătoare atât pentru administrator cât şi pentru conducerea asociaţiei de proprietari, amenzi pe care le pot aplica funcţionarii primăriilor.
sursa: click.ro
