Fiecare ban care intră în asociaţie de la dumneavostră trebuie înregistrat de cei care conduc destinele blocului în care locuiţi. Specialistul nostru, Radu Opaina, spune că este de datoria fiecărui proprietar să ia seama cum se cheltuiesc banii asociaţiei. Fiindcă fondul de reparaţii este obligatoriu la bloc, fiţi cu ochii în patru la cum se folosesc banii dumneavoastră pentru reparaţii şi lucrări necesare asupra părţilor comune.
Pentru bunul mers al lucrurilor într-o asociaţie de proprietari, conform noilor prevederi legislative, administratorul care ţine contabilitatea în partidă simplă are obligaţia să utilizeze următoarele documente financiar-contabile:
1. Registrul de casă. Se utilizează pentru înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi în numerar pe care le face administratorul. Astfel, nu se pot “pierde pe drum” sume din asociaţie.
2. Registrul jurnal. Serveşte la înregistrarea operativă a tuturor operaţiunilor desfăşurate, pe baza documentelor justificative.
3. Registrul inventar. Foloseşte la înregistrarea tuturor elementelor de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, inventariate potrivit normelor legale.
4. Registrul pentru evidenţa fondului de reparaţii. Serveşte ca document pentru evidenţa fondului de reparaţii al asociaţiei de proprietari constituit din contribuţiile proprietarilor, conform cotelor-părţi indivize pentru lucrări necesare şi programate asupra instalaţiilor comune, terasei, faţadei, subsolului etc. Conform legii, fondul de reparaţii este obligatoriu.
5. Registrul pentru evidenţa fondului de rulment. Serveşte ca document pentru evidenţa fondului de rulment al asociaţiei de proprietari constituit din contribuţiile proprietarilor, conform criteriilor şi condiţiilor stabilite de adunarea generală a proprietarilor membri ai asociaţiei de proprietari. Fondul de rulment nu este obligatoriu, pentru că în general el este folosit în cu totul alte scopuri decât cele pentru care a fost constituit (susţinerea restanţierilor, utilizarea ca depozit bancar, însuşirea acestuia de administrator etc.). O asociaţie de proprietari administrată profesional poate funcţiona foarte bine şi fără fond de rulment.
6. Registrul pentru evidenţa fondului de penalizări. Se întocmeşte pentru evidenţa fondului de penalizări al asociaţiei de proprietari constituit din penalizările aplicate proprietarilor restanţieri, conform sistemului propriu al asociaţiei de proprietari. Sumele din acest fond se utilizează pentru plata penalizărilor de la furnizori, iar restul pentru lucrări şi cheltuieli administrative.
7. Registrul pentru evidenţa sumelor speciale. Serveşte ca document pentru evidenţa sumelor speciale ale asociaţiei de proprietari constituite din sumele rezultate din activităţi economice (închirieri spaţii comune, amplasare de reclame publicitare pe faţadă, montaj antene pe terasă, utilizarea spaţiilor comune de unii furnizori de servicii tv, Internet etc.).
8. Lista de plată. Serveşte pentru determinarea cheltuielilor comune din fiecare lună şi repartizarea lor pe proprietarii din asociaţie, în vederea încasării şi reîntregirii fondurilor asociaţiei de proprietari.
9. Chitanţe personalizate. Acestea cuprind în mod obligatoriu denumirea asociaţiei, adresa şi codul de înregistrare fiscală, o serie şi un număr care identifică chitanţa în mod unic, data emiterii chitanţei. Circulă prin societate informaţii false cum că nu trebuie chitanţă personalizată, însă cine dezinformează nu dă şi documente în acest sens, iar administratorii, lucrând pe vorbe, riscă amenzi mari.
10. Situaţia de activ şi pasiv. Reprezintă, în orice moment, oglinda activităţilor din asociaţie.
Arhivarea documentelor financiar-contabile se face timp de 10 ani, cu excepţia statelor de plată a salariilor, care se arhivează timp de 50 de ani. Nerespectarea acestor condiţii atrage amenzi usturătoare atât pentru administrator, cât şi pentru conducerea asociaţiei de proprietari, amenzi pe care le pot aplica funcţionarii primăriilor.
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu